Als B2B bedrijf zal je vaak e-mails versturen naar klanten. Bekijk je echter ook het datarapport van een verzonden e-mail? Het kan namelijk zo zijn dat er een aantal e-mails niet zijn afgeleverd. Oftewel: het bouncepercentage is vrij hoog. Je hebt alleen geen idee waarom.
Veel van onze klanten lopen tegen dit probleem aan. Daarom zijn wij er eens dieper ingedoken waar die e-mail bounces vandaan komen.
Waarom wordt jouw e-mail gebounced?
Vaak heeft dit een hele simpele reden: het e-mailadres klopt niet. Bijvoorbeeld door een typefout of het e-mailadres bestaat niet meer. Een e-mail bounce herken je aan notificaties met onderwerpen als: Non-Delivery Report/Receipt, Delivery Status Notification of Non-Delivery Notification.
Het verschil tussen soft bounces en hard bounces
Een e-mail bounce wordt opgedeeld in twee categorieën: een soft bounce en een hard bounce.
Een soft bounce houdt in dat de e-mail niet aangekomen is vanwege een volle mailbox, een tijdelijk netwerkprobleem bij de mailserver of wanneer de e-mail/bestand te groot is. Dit is dus meestal maar tijdelijk.
Een hard bounce is permanent, dus bijvoorbeeld als het e-mailadres onjuist is. Of wanneer de versturende mailserver op een blacklist staat. De mail zal dan nooit bij het betreffende e-mailadres aankomen.
Verdiep je in de bounce codes
Wanneer een e-mail bounced, is deze altijd voorzien van een (status) code. Deze code bestaat uit drie cijfers en een onderwerp, bijvoorbeeld: ‘550 No such recipient here’. De code kan ook uitgebreid worden met een additionele code bijvoorbeeld: ‘550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist’.
Deze codes staan genoteerd onder RFC 3463. Wanneer je deze code invoert in deze RFC, kom je er snel achter waarom een e-mail niet bij het adres aankomt.
Dit is een voorbeeld van een bounce code bericht: ‘550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist’
De reactie van de externe server was:
550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist. Please try double-checking the recipient’s email address for typos or unnecessary spaces. Learn more at https://support.google.com/mail/?p=NoSuchUser p52si23555697wrc.192 – gsmtp
Final-Recipient: rfc822; dave-bestaat-niet@digiter.nl
Action: failed
Status: 5.1.1
Remote-MTA: dns; aspmx.l.google.com. (2a00:1450:400c:c06::1a, the server for
the domain digiter.nl.)
Diagnostic-Code: smtp; 550-5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist. Please try
550-5.1.1 double-checking the recipient’s email address for typos or
550-5.1.1 unnecessary spaces. Learn more at
550 5.1.1 https://support.google.com/mail/?p=NoSuchUser p52si23555697wrc.192 – gsmtp
Last-Attempt-Date: Mon, 13 Mar 2017 01:05:50 -0700 (PDT)
Het onderwerp van het bouncebericht zegt eigenlijk gelijk al. Wanneer je de code dan op zoekt in de RFC, krijg je deze uitleg:
5.XXX.XXX Permanent Failure
A permanent failure is one which is not likely to be resolved by resending the message in the current form. Some change to the message or the destination must be made for successful delivery.
De additionele code geeft dan nog een gedetailleerde uitleg hierover:
X.1.1 Bad destination mailbox address
The mailbox specified in the address does not exist. For Internet mail names, this means the address portion to the left of the “@” sign is invalid. This code is only useful for permanent failures.
Dit is dus een hard bounce. Je zal de contactpersoon op een andere manier moeten benaderen.
Wat is e-mail spoofing?
Het kan ook voorkomen dat je een e-mail bounce ontvangt van een bericht dat jij helemaal niet verstuurd hebt. Dit heet e-mail spoofing. Spoofing wordt vooral door spammers gebruikt, zij versturen dan een e-mail uit een vervalste afzender (jouw e-mailadres) naar een e-mailadres dat niet bestaat. Het doel hiervan is dat jij op de links of bijlages in de e-mail klikt. Op die manier wordt je naar phishing-sites geleid of er wordt een malware op je computer geïnstalleerd.
Je herkent een spoof e-mail door in de broncode van de e-mail te duiken. Je doet dan een check op de zogenaamde Received-SPF (Sender Permitted Form). Dit is echter wel erg technisch.
Iets simpelers dat je kunt doen is:
– Jouw spamfilters op een hoger / strenger niveau te zetten;
– Je mailprovider biedt services om de mailserver de belangrijke mensen in je omgeving te herkennen. Dit kan bijvoorbeeld met Gmail Priority Inbox of Apple VIP;
– Open nooit verdachte attachments of onbekende links in e-mails
